Hoeveel tijd kost het u om een stoel te vullen?
De arbeidsmarkt wordt krapper. Kandidaten haken steeds sneller af als zij niet snel genoeg geholpen worden. Hoe sneller u reageert op een sollicitatie, hoe groter de kans dat die ene goede kandidaat bij u in dienst komt.
Met iCams, de e-recruitment oplossing van Hireserve, kunt u eenvoudig en binnen uw budget nieuwe sollicitaties snel afhandelen.
Sollicitatieprocedure
Bij een sollicitatie maakt de kandidaat voor het eerst kennis met de organisatie. Bij de kandidaat speelt de administratieve afhandeling van een sollicitatie dan ook een zeer belangrijke rol in de beeldvorming over de organisatie. Voor de kandidaat geldt hoe sneller er gereageerd wordt hoe beter én hoe proactiever er gehandeld wordt hoe beter.
Bij de meeste organisaties is de sollicitatieprocedure niet of nauwelijk geautomatiseerd. Kandidaten sturen hun CV op via de post of e-mail. De CV's worden vervolgens rondgestuurd via interne post of e-mail. Als de status van een sollicitatie wordt bijgehouden, is dat een tijdrovende klus en gebeurt dit in een spreadsheet.
Met iCams wordt de sollicitatieprocedure volledig geautomatiseerd, kunt u kandidaten op de hoogte houden van elke stap in het proces en via signaleringslijsten afspraken nakomen. En de status van een sollicitatie? Die is automatisch vastgelegd en eenvoudig te achterhalen. Kortom, met iCams kunt u uw organisatie vanaf het prille begin van de beste kant laten zien.
De sollicitatie in de database
Elk proces begint met de sollicitatie van een kandidaat. Binnen iCams
solliciteert de kandidaat via een sollicitatieformulier dat direct gekoppeld is aan de kandidatendatabase.
Na de sollicitatie ontvangt de kandidaat een gepersonificeerde
ontvangstbevestiging via e-mail. Ook de vacaturehouder, diegene die
verantwoordelijk is voor de vacature, wordt via e-mail ingelicht.
Vanzelfsprekend vindt de vacaturehouder de kandidaat ook terug op de
homepage van het recruitersportaal.
De sollicitatieprocedure geautomatiseerd
De stappen in het selectieproces zijn in te delen in drie groepen:
"doorgaan", "in file stoppen" en "afwijzen". De processtappen bij
"doorgaan" bevatten alle stappen die een kandidaat moet doorlopen om
aangenomen te worden. Al deze stappen worden opgenomen in iCams. Daar
waar mogelijk worden koppelingen met derde partijen gelegd
(sollicitaties via buro's, online testen, callcenters voor telefonische
interviews, et cetera). Daar waar de procedure kan stoppen, worden
processtappen toegevoegd die een kandidaat in file houden of juist niet.
Vanuit het recruiterportaal kan de huidige status van de kandidaten worden bekeken en kunnen kandidaten met één simpele druk op een knop worden overgezet naar de volgende stap in de procedure. Met die simpele druk wordt de kandidaat geïnformeerd en de status van de kandidaat bijgewerkt.
De kandidaat direct ingelicht
Voor elke stap in de sollicitatieprocedure kan worden bepaald hoe de
kandidaat hierover wordt geïnformeerd. Er kan een gepersonificeerde
email aan de processtap worden gekoppeld. Zodra de processtap wordt
geselecteerd, wordt de e-mail klaargezet. De e-mail is dan in principe
klaar, maar kan nog door gebruiker worden aangepast. Natuurlijk kan er
ook worden besloten de e-mail niet te versturen.
Een andere manier om de kandidaat te informeren is via het kandidatenportaal. Dit portaal bevat een statusoverzicht met alle processtappen waarvan u wilt dat de kandidaat ze ziet. En wordt er een e-mail verstuurd, dan wordt deze aan dit overzicht toegevoegd. Zo heeft de kandidaat ook altijd alle informatie bij elkaar.
Afspraak is afspraak
Afspraken zijn soms snel gemaakt. Met een zin als "we nemen binnen
enkele dagen contact met u op" maakt u al een afspraak met de kandidaat.
Aangezien de sollicitatieprocedure voor de kandidaat de eerste
kennismaking is met uw organisatie, is het voor de beeldvorming
belangrijk dat dit soort afspraken worden nagekomen. In iCams kan per
processtap een maximale tijdsduur worden vastgelegd. Dagelijks wordt de
signaleringslijst op de homepage van het recruitersportaal bijgewerkt.
Hierop staan alle sollicitatieprocedures waarop actie moet worden
ondernomen.
Voor specifieke afspraken biedt iCams een to-do lijst. Hierin kunnen afspraken eenvoudig worden vastgelegd. En komt de deadline in zicht, dan ontvangt de eigenaar een e-mail en verschijnt de afspraak in het recruitersportaal.